Tata Cara Pengadaan BARANG/JASA DI DESA

Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Ketentuan tentang pengadaan barang/jasa di desa telah diatur dalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 22 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah No. 13 Tahun 2013.

Dasar Hukum pengadaan Barang/Jasa di Desa : 

  

1. Pasal 105 PP 43/2014 jo. PP 47/2015 : 

PBJ di desa diatur dengan peraturan bupati/walikota dengan berpedoman pada ketentuan peraturan perundang-undangan. 

2. Pasal 52 Permendagri 20/2018 : 

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara PBJ Desa diatur dengan Perbub/Perwal berpedoman pada peraturan perundang-undangan mengenai PBJ di Desa. 

3. Pasal 1 Ayat (1) Perka LKPP 13/2013 jo. Perka LKPP 22/2015

menjelaskan bahwa tata cara PBJ di Desa yang dibiayai APBDes, Bupati/Walikota membuat peraturan yang berpedoman pada Perka LKPP ini dan mempertimbangkan kondisi sosial budaya masyarakat setempat. 

4. Peraturan Bupati/Walikota ;
Mengatur detail PBJ di Desa dan dapat disesuaikan dengan memperhatikan kondisi sosial budaya masyarakat di daerahnya.

Pengadaan Barang/Jasa menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Efisien,
2. Efektif, 
3. Transparan, 
4. Pemberdayaan masyarakat, 
5. Gotong-royong, 
6. Akuntabel, 

Etika Pengadaan Barang/Jasa :

Etika Pengadaan Barang/Jasa meliputi bertangungjawab, mencegah kebocoran, dan pemborosan keuangan desa serta patuh terhadap ketentuan Peraturan perundang-undangan.

Ruang lingkup kegiatan pengadaan barang/jasa di Desa :

1. Melalui swakelola (persiapan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan, pelaporan, dan pertanggung-jawaban hasil pekerjaan),
2. Melalui penyedia barang/jasa.

Jika tidak dapat secara swakelola, baik sebagian maupun keseluruhan, dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa yang dianggap mampu.

ALUR PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN SAMPAI DENGAN PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA

PENGORGANISASIAN DAN METODE PENGADAAN BARANG/JASA

PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DI DESA

Organisasi pengadaan barang dan jasa di desa ada tiga pihak sebagai pengelola pengadaan barang dan jasa di desa. Kepala Desa sebagai penanggung jawab utama program pembangunan desa, dalam hal teknis pengelolaan pengadaan barang dan jasa di desa menetapkan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) yang terdiri dari unsur perangkat desa dan lembaga kemasyarakatan desa, 

TPK menyusun perencanaan pengadaan barang dan jasa di desa setelah penetapan APB Desa dengan menginventarisir pekerjaan yang akan di swakelolakan dan  pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia, menyusun harga satuan pekerjaan dan RAB, serta Kerangka Acuaan Kerja  (KAK) untuk setiap pekerjaan. 

TPK akan melaporkan kemajuan pekerjaan dan membuat pertanggung jawaban kepada Kepala Desa sebagai Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa (PKPK Desa), dan pertanggung jawaban dimaksud sebagai dasar bagi Kepala Desa untuk proses keuangan yang dilakukan oleh (Pelaksana Pengelolaan Keuangan Desa) PPKD. Dari penjelasan  singkat ini dapat terlihat tugas dan fungsi ketiga pihak dalam pengelolaan pengadaan barang dan jasa di desa.

Skema diatas menjelaskan bahwa penetapan metode pengadaan barang dan jasa di desa tidak serta merta memilih antara swakelola dan/atau penyedia sebagai dasar melaksanakan pekerjaan pembangunan, namun harus diawali dengan kajian perencanaan. Sehingga penentuan pekerjaan mana yang akan di swakelolakan dan yang dikerjakan oleh penyedia haruslah tepat.

A. PENGADAAN  BARANG/JASA  MELALUI SWAKELOLA

Dalam pelaksanaan  Swakelola oleh TPK yang khusus untuk pekerjaan konstruksi yang memiliki tingkat kerumitan yang tinggi atau  tidak sederhana,  yaitu pekerjaan konstruksi yang membutuhkan tenaga ahli/peralatan berat, tidak dapat dilaksanakan cara Swakelola.

Rencana pelaksanaan  swakelola, meliputi:

       1.     jadwal pelaksanaan  pekerjaan;

       2.     rencana penggunaan tenaga kerja, bahan dan peralatan;

       3.     gambar rencana kerja (untuk pekerjaan konstruksi);

       4.     spesifikasi teknis (apabila diperlukan); dan

       5.     perkiraan biaya (Rencana Anggaran Biaya/RAB).

Pelaksanaan swakelola :

1. berdasarkan  rencana pelaksanaan;
2. kebutuhan barang/jasa swakelola yang tidak dapat disediakan, dapat dilakukan oleh penyedia barang/jasa;
3. khusus untuk pekerjaan konstruksi :
   a.   ditunjuk satu orang penanggung jawab teknis dari anggota TPK yang dianggap mampu; dan
   b.   dapat dibantu oleh personil yang ditunjuk dari dinas teknis terkait dan/atau pekerja (tenaga tukang dan/atau mandor).

Alur Pengadaan Barang/Jasa secara swakelola

1. Kasi/Kaur menyusun Dokumen Persiapan Swakelola :

• jadwal pelaksanaan pekerjaan; 
• rencana tenaga kerja, bahan dan peralatan; 
• gambar rencana kerja (untuk pekerjaan konstruksi); 
• spesifikasi teknis (apabila diperlukan); dan 
• perkiraan biaya (Rencana Anggaran Biaya/RAB).

2. TPK melaksanakan/mengawasi pelaksanaan.

Melakukan pengadaan melalui penyedia apabila ada kebutuhan yang diperlukan untuk mendukung Swakelola.

3. Hasil Pengadaan 

• Nama Kegiatan
• Nilai Pengadaan 
• Keluaran/Output
• Nama TPK 
• Lokasi 
• Waktu Pelaksanaan

B. PENGADAAN  BARANG/JASA  MELALUI PENYEDIA BARANG/JASA

Pengadaan barang/jasa melalui penyedia barang/jasa dapat dilakukan jika Desa mengalami kesulitan atau dianggap tidak mampu melakukan pekerjaan secara swakelola sesuai dengan potensinya.

TPK menyusun rencana pelaksanaan  pengadaan meliputi:

• Rencana Anggaran Biaya (RAB) dibuat berdasarkan hasil survei/data harga pasar setempat/terdekat desa tersebut dan memperhitungkan juga ongkos kirim/ongkos pengambilan atas barang/jasa yang diadakan;
• Spesifikasi teknis barang/jasa (apabila diperlukan); dan 
• Khusus untuk pekerjaan konstruksi dapat disertai gambar rencana kerja (apabila diperlukan).

Alur Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia barang/Jasa

1. Kasi/Kaur menyusun Dokumen Persiapan Swakelola :

- jadwal pelaksanaan  pekerjaan;

- gambar rencana kerja (untuk pekerjaan konstruksi);

- KAK/spesifikasi teknis/analisa harga satuan (apabila diperlukan); dan

- Rancangan Kontrak.

2. TPK melaksanakan pemilihan Penyedia.

    Mekanisme pemilihan Penyedia sesuai jenjang nilai pengadaan.

3. Penyedia Berkontrak dengan Kasi/Kaur

 

4. Hasil Pengadaan 

- Nama Kegiatan

- Nilai Pengadaan

- Keluaran/Output

- Nama Penyedia

- Lokasi

- Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan

1. Pengadaan Barang/Jasa meliputi:                

• Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai sampai dengan Rp 50.000.000,-(lima puluh juta rupiah): (pembelian langsung)

1. TPK membeli barang/jasa kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
2. pembelian dilakukan tanpa permintaan penawaran tertulis dari TPK maupun dari Penyedia Barang/Jasa.
3. TPK bernegosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang terendah.
4. Penyedia Barang/Jasa memberikan bukti transaksi berupa nota, faktur pembelian, atau kuitansi untuk dan atas nama TPK.

Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai di atas Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah):(permintaan penawaran)

1. TPK membeli barang/jasa kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
2. pembelian dilakukan TPK dengan cara meminta penawaran secara tertulis dari Penyedia Barang/Jasa dengan dilampiri daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan).
3. Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran tertulis tertulis dan harga.
4. TPK bernegosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang terendah.
5. Penyedia Barang/Jasa memberikan bukti transaksi berupa nota, faktur pembelian, atau kuitansi untuk dan atas nama TPK.

Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai di atas Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah): (tender)

1.  TPK mengundang/meminta 2 penawaran secara tertulis dari 2 Penyedia yang berbeda dilampiri dengan daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan) dan spesifikasi teknis barang/jasa.

2.  Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran tertulis tersebut dan harga.

3.  TPK menilai pemenuhan spesifikasi teknis barang/jasa terhadap kedua Penyedia Barang/Jasa yang memasukan penawaran.

4.  Apabila spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan:

o   dipenuhi oleh kedua Penyedia Barang/Jasa, maka dilanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) secara bersamaan.

o   dipenuhi oleh salah satu Penyedia Barang/Jasa, maka TPK tetap melanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) kepada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi spesifikasi teknis tersebut.

o   tidak dipenuhi oleh kedua Penyedia Barang/Jasa, maka TPK membatalkan proses pengadaan.

5.   Apabila spesifikasi teknis tidak dipenuhi oleh kedua Penyedia Barang/Jasa, maka TPK melaksanakan kembali proses pengadaan dari proses awal.

6.  Negosiasi (tawar-menawar)untuk memperoleh harga yang lebih murah.

7.  Hasil negosiasi dituangkan dalam surat perjanjian antara Ketua TPK dan Penyedia barang/Jasa yang berisi sekurang-kurangnya:

· tanggal dan tempat dibuatnya surat perjanjian;

· para pihak;

· ruang lingkup pekerjaan;

· nilai pekerjaan;

· hak dan kewajiban para pihak;

· jangka waktu pelaksanaan pekerjaan;

· ketentuan keadaan kahar; dan

· sanksi.

2. Nilai Pengadaan Barang/Jasa dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/Walikota sesuai            dengan kondisi wilayah masing-masing dan dalam batas kewajaran.

Perubahan Ruang Lingkup Pekerjaan

1. Apabila diperlukan, TPK dapat memerintahkan secara tertulis kepada Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan perubahan ruang lingkup pekerjaan yang meliputi:

a. menambah atau mengurangi volume pekerjaan;

b. mengurangi jenis pekerjaan;

c. mengubah spesifikasi teknis; dan/atau

d. melaksanakan pekerjaan tambah.

2. Untuk perubahan ruang lingkup pekerjaan, Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran tertulis kepada TPK.

3. TPK bernegosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang terendah.

4. Untuk nilai Pengadaan Barang/Jasa di atas Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah),            dilakukan adendum surat perjanjian yang memuat perubahan ruang lingkup dan total            nilai pekerjaan yang disepakati

ARAH PERUBAHAN PERATURAN LKPP PBJ DESA

Arah Perubahan
Beberapa hal pokok yang menjadi arah perubahan dalam rancangan Peraturan LKPP PBJ Desa saat ini :

1. Ruang Lingkup Pengadaan Barang/Jasa di Desa;
2. Para Pihak dan Tugas Para pihak PBJ Desa;
3. Metode Pengadaan melalui Penyedia; dan
4. Tahapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa. 

Arah perubahan lainnya, seperti :

1. Pengawasan dan Pembinaan;
2. Pekerjaan Konstruksi tidak sederhana;
3. Tanda Bukti Transaksi;
4. Pengumuman Hasil Pengadaan.

Dilakukan untuk menyederhanakan proses pengadaan barang/jasa di Desa namun dengan tetap memperkuat mekanisme pengawasannya.

PARA PIHAK PBJ DESA (saat ini belum diatur secara khusus):
1. Kepala Desa;
2. Kepala Seksi/Kepala Urusan;
3. Tim Pelaksana Kegiatan;
4. Masyarakat; dan
5. Penyedia.

Kepala Desa :

Menetapkan TPK berdasarkan hasil Musyawarah Perencanaan Pembangunan Desa dan Mengumumkan Rencana Kerja Kegiatan Desa sebelum dimulainya proses Pengadaan pada tahun anggaran berjalan

Kepala Seksi / Kepala Urusan

Mengelola Pengadaan untuk kegiatan sesuai bidang tugasnya dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas Pengadaan,

Dapat melaksanakan Pengadaan dengan batasan nilai yang wajar ditetapkan dalam musyawarah perencanaan pembangunan desa (Musrenbangdes)

Tim Pelaksana Kegiatan (TPK)

- Terdiri dari unsur Perangkat Desa, LKD dan/atau masyarakat desa;
- Unsur masyarakat harus selalu ada dalam TPK;
- Tugas TPK dalam Pengadaan adalah :

1. Melaksanakan Swakelola;
2.  Mengawasi Swakelola;
3. Mengumumkan Tender untuk Pengadaan melalui Penyedia;
4. Memilih dan menetapkan Penyedia;
5. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan oleh Penyedia;
6. Memeriksa dan melaporkan kemajuan pekerjaan Pengadaan kepada Kasi/Kaur; dan
7. Mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan melalui Swakelola dan Penyedia.  

Masyarakat
- Berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola;
- Berperan aktif dalam pengawasan terhadap pelaksanaan Pengadaan. 

Penyedia
- Memiliki tempat/lokasi usaha, kecuali untuk tukang batu, tukang kayu, dan sejenisnya;
- Memiliki sumberdaya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan.

Contoh dokumen Pengadaan Barang/Jasa Desa sebagai referensi [DOWNLOAD]